Damhus Skakklub

Privatlivspolitik for Damhus Skakklub

Gældende fra 24. maj 2018, senest ændret 24. maj.2018

Damhus Skakklub
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Damhus Skakklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:
Damhus Skakklub
Højnæsvej 63, 2610 Rødovre
Kontaktperson: Formand Ernst Mader Hansen
Kontaktperson: Sekretær Bjørn Enemark
Mail adresse: Ernst Mader Hansen
Website: damhusskakklub.dk
Tlf. 31 32 36 97 (Ernst Mader Hansen)
CVR: 33 90 58 07

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger:
- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, ind- og udmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, medlemskategori (junior-senior-aktiv-passiv), ratingtal (skak).
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
- Fødselsdato og -år: CPR nr. bruges ikke
Oplysninger om øvrige:
(refusion for udlæg f.eks. kontorhold, It-support, foredrag mv.)
Almindelige personoplysninger:
- Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
- Andre oplysninger i relation til foreningen og bankkontonummer

Hvor indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

Dansk Skak Union / Københavns Skak Union:
Nødvendige oplysninger til brug ved afholdelse af skakturnering

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:

Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
Behandling efter lovkrav
Behandling med samtykke i særlige tilfælde

Formålene:

Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse, kontingentopkrævning og opfølgning
- Opfyldelse af lovkrav
- Administration af din relation til os
Formål med behandling af oplysninger på øvrige:
- Opfyldelse af lovkrav
- Udbetaling af refusion af udlæg, godtgørelser og lignende
- Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne mv.
Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter
Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke.
Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med aktiviteter sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse til relevant organisation.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit ' samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som lønnet person:

Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Øvrige (udbetaling af udlæg etc.):
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Bogføringsbilag, herunder f.eks. regnskabsbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i [5 år] efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer og øvrige til statistik og lignende, så længe det har historisk værdi.

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
Retten til indsigt i egne personoplysninger
Retten til berigtigelse
Retten til sletning
Retten til begrænsning af behandling
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted.
Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.